Cómo reportar un accidente de trabajo en Colombia: Guía paso a paso
Un colaborador se accidenta durante la jornada y, en medio de la urgencia, nadie en la empresa tiene claro qué se hace primero: ¿atenderlo, notificar al jefe, llenar un formulario? Reportar un accidente de trabajo correctamente exige actuar en un orden preciso y dentro de un plazo legal que no da margen para improvisar.
Este artículo ordena ese proceso paso a paso: desde la atención inmediata hasta el reporte formal, los plazos legales y lo que debe quedar documentado después.
Qué hacer en caso de un accidente de trabajo: primeros pasos
Antes de pensar en el reporte formal, hay una secuencia que debe cumplirse en el momento mismo del hecho. Aplazar estos pasos, aunque sea por minutos, complica tanto la atención del colaborador como el reporte que viene después. Qué hacer en caso de accidente de trabajo se resuelve, en esencia, en tres acciones consecutivas:
- Atención médica inmediata: el colaborador debe ser trasladado al centro médico más cercano adscrito a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) de la empresa, o recibir primeros auxilios en el sitio si la gravedad lo permite y hay alguien capacitado para prestarlos.
- Notificación interna sin demora: el jefe directo o el coordinador de Seguridad y Salud en el Trabajo(SST) debe conocer el hecho apenas ocurre, no al final de la jornada. Esa notificación es la que activa el reloj del reporte formal ante la ARL.
- Registro inicial del hecho: quién estaba presente, qué pasó y en qué circunstancias, antes de que los detalles se pierdan o se distorsionen con el tiempo.
Vale la pena aclarar algo desde ya: no todo hecho de este tipo es un accidente. Si el evento no dejó lesión ni incapacidad, pero pudo haberla causado, se trata de un incidente de trabajo, y aunque su tratamiento legal es distinto, también amerita quedar registrado.
Con estos tres pasos resueltos, el siguiente movimiento es formalizar el reporte ante la ARL.
Cómo reportar un accidente laboral
Una vez atendido el colaborador y notificado el hecho internamente, el reporte formal debe hacerse llegar de manera simultánea a la ARL y a la Entidad Promotora de Salud (EPS) del trabajador. Cómo reportar un accidente laboral de forma correcta depende de dos elementos: el formato oficial que debe diligenciarse y la claridad sobre quién tiene la obligación de hacerlo.
Qué es el FURAT y cómo diligenciarlo
El Formato Único de Reporte de Accidente de Trabajo (FURAT) es el documento oficial mediante el cual el empleador informa el accidente a la ARL. Debe incluir los datos del trabajador, la descripción del hecho, la fecha y hora, y las circunstancias en que ocurrió, tal como quedaron registradas en el paso inicial. La ARL recibe el formato y activa las prestaciones asistenciales y económicas a las que tiene derecho el colaborador.
Quién debe reportar el accidente: empleador o trabajador
La obligación de reportar recae sobre el empleador, no sobre el trabajador accidentado. Aun cuando el colaborador o un compañero informen el hecho de forma directa a la ARL, esto no libera a la empresa de radicar su propio reporte formal dentro del plazo legal.
Plazos para reportar el accidente y qué pasa si no se cumple
El empleador tiene un plazo de dos días hábiles, contados desde el día siguiente al accidente, para radicar el reporte ante la ARL y la EPS. Cuándo se debe reportar un accidente de trabajo no queda a criterio de la empresa: lo fija el Decreto 1295 de 1994.
No cumplir ese plazo tiene consecuencias económicas concretas, según la conducta:
- No reportar o reportar tarde: multa de hasta 200 salarios mínimos legales mensuales (art. 91, num. 5, Decreto 1295 de 1994), confirmada por la Corte Constitucional en la Sentencia T-432 de 2013.
- Incumplir además las normas generales de SST: multa de hasta 500 salarios mínimos legales mensuales (art. 13, Ley 1562 de 2012).
- Accidente mortal con incumplimiento comprobado de normas de SST: multa entre 20 y 1.000 salarios mínimos legales mensuales (misma norma).
Si el plazo ya venció, el reporte debe radicarse igual, con una justificación del retraso: la ARL no puede negar las prestaciones al colaborador por la demora, pero la empresa sí queda expuesta a la multa.
¿Y si el accidente es grave o mortal? ¿A quién debo reportar?
Cuando el accidente es grave o mortal, el reporte a la ARL y a la EPS no es suficiente. La empresa debe informarlo también, de forma independiente, a la Dirección Territorial u Oficina Especial del Ministerio del Trabajo correspondiente al lugar donde ocurrieron los hechos, dentro del mismo plazo de dos días hábiles (art. 2.2.4.1.7, Decreto 1072 de 2015).
Esta obligación existe independientemente del reporte ya radicado ante la ARL: son dos canales distintos, con destinatarios distintos, y ambos corren en paralelo desde el mismo momento del accidente. Reportar únicamente a la ARL, cuando el hecho es grave o mortal, deja a la empresa incumpliendo esta segunda obligación.
Aunque el procedimiento es exigente en estos casos, cumplirlo dentro del plazo no exime a la empresa de otras responsabilidades legales o civiles derivadas del hecho; lo que sí evita es sumar una sanción adicional por omisión de reporte, sobre un evento que ya de por sí representa el mayor riesgo legal para la organización.
Gestiona el reporte de accidentes laborales con mayor control y trazabilidad
Cumplir el plazo y radicar el reporte correcto resuelve la obligación inmediata, pero no es lo único que importa. El artículo 24 del Código Sustantivo del Trabajo establece que corresponde al empleador demostrar el cumplimiento de sus obligaciones laborales, no al trabajador ni a la autoridad. Ante una inspección del Ministerio del Trabajo o una reclamación posterior, lo que protege a la empresa no es solo haber reportado a tiempo, sino poder demostrarlo con evidencia verificable: el FURAT radicado, la fecha de notificación interna, la investigación del hecho y el seguimiento posterior del colaborador.
Cuando ese registro queda disperso entre correos, carpetas físicas y hojas de cálculo, reconstruirlo meses después de ocurrido el accidente se vuelve difícil, justo cuando más se necesita.
Crezcco es el software de cumplimiento laboral que centraliza este proceso dentro de su Plataforma SST, con una sección dedicada específicamente al registro de accidentes e incidentes laborales: ahí queda la evidencia de cada evento (reporte, investigación, seguimiento) organizada y disponible para cualquier auditoría o consulta futura. Quien quiera ordenar este proceso puede conocer cómo funciona en la Plataforma SST de Crezcco.
Evita que un accidente laboral se convierta en un problema administrativo
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Preguntas frecuentes sobre cómo reportar un accidente de trabajo
¿Cuál es la diferencia entre un accidente y un incidente de trabajo?
El accidente de trabajo produce una lesión, una incapacidad o la muerte del colaborador. El incidente es un suceso que, por causa o con ocasión del trabajo, pudo haber causado daño pero no lo hizo. Ambos deben quedar registrados, aunque su tratamiento legal es distinto.
¿Debo reportar un incidente de trabajo aunque no haya dejado lesión?
Sí. Aunque el incidente no genere una prestación económica ni active el reporte ante la ARL de la misma forma que un accidente, registrarlo permite identificar riesgos antes de que causen un daño real y forma parte de la gestión del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
¿Qué rol cumple el COPASST en la investigación del accidente?
El Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) participa en la investigación de las causas del accidente y propone las medidas correctivas para evitar que se repita. Su participación es un componente exigido dentro del SG-SST.
¿Qué pasa si el trabajador reporta el accidente pero el empleador no lo hace?
El trámite ante la ARL puede iniciarse por el trabajador o sus beneficiarios cuando el empleador no lo hace, según lo confirmó la Corte Constitucional. Sin embargo, esto no exime al empleador de la obligación de radicar su propio reporte ni de la multa por no haberlo hecho.
¿El proceso de reporte cambia según mi ARL (Sura, Positiva, Colmena, Axa Colpatria)?
El plazo legal y el formato (FURAT) son los mismos para todas las administradoras. Lo que puede variar es el canal de radicación: portal en línea, línea de atención telefónica u oficina física, según la ARL a la que esté afiliada la empresa.
¿Cómo puede mi empresa llevar un registro centralizado de accidentes e incidentes de trabajo?
Crezcco cuenta con una sección dentro de su Plataforma SST dedicada específicamente al registro de accidentes e incidentes laborales, donde queda la evidencia de cada evento organizada y disponible para consulta. Conoce la Plataforma SST de Crezcco.
¿Qué necesita una empresa para estar protegida legalmente ante un accidente de trabajo?
Necesita poder demostrar, no solo afirmar, que cumplió cada obligación: el reporte a tiempo, la notificación interna, la investigación y el seguimiento del colaborador. El artículo 24 del Código Sustantivo del Trabajo pone esa carga de la prueba en cabeza del empleador, por lo que la evidencia documental trazable es lo que realmente protege a la empresa ante una inspección o reclamación.
